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Eigentum spielt eine Rolle
Während ein Kerika-Board mehrere Board-Administratoren haben kann, kann ein Board immer nur im Besitz eines einzigen Kontos sein. (Und jedes Board hat einen Eigentümer.)
Es ist einfach zu sehen, wer ein bestimmtes Board besitzt: Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Board-Team" oben rechts in der Kerika-App, und der Eigentümer wird immer oben im Board-Team aufgeführt.
Der Eigentümer besitzt alle Dateien, die an das Board angehängt sind, unabhängig davon, ob sie in Google Drive (für Kerika+Google Benutzer) oder in Box (für Kerika+Box Benutzer) gespeichert sind.
Kerika stellt sicher, dass alle Mitglieder im Board-Team die entsprechenden Zugriffsrechte für die am Board angehängten Dateien haben, wobei Teammitglieder Lese- und Schreibzugriff erhalten und Besucher Lesezugriff erhalten, aber das Eigentum an den Dateien bleibt beim Board-Eigentümer.
Dies macht die Rolle des Eigentümers wichtig: Dies sollte eine Person sein, die die Organisation wahrscheinlich nicht verlassen wird; idealerweise wäre der Eigentümer ein Service-Konto.
Verwendung eines Service-Kontos
Ein Service-Konto wird von IT-Abteilungen verwendet, um das Risiko von Mitarbeiterfluktuation zu minimieren und sicherzustellen, dass wichtige Konten und Computerressourcen nicht im Besitz einzelner Personen sind, die kündigen oder entlassen werden könnten.
Ein Service-Konto wird wie jedes andere Kerika-Konto eingerichtet: Es muss eine E-Mail-Adresse oder eine Google- oder Box-ID haben (abhängig davon, ob Ihre Organisation Kerika mit Kerika+Google, Kerika+Box, oder direkter Anmeldung verwenden wird.)
In der Regel wird die für ein Service-Konto verwendete E-Mail-Adresse nicht von einer einzelnen (menschlichen) Person kontrolliert: Stattdessen ist das Passwort einer kleinen Gruppe von IT-Profis bekannt, die alle IT-Dienste verwalten, die von der Organisation genutzt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass es keinen einzigen Ausfallpunkt gibt: Selbst wenn eines der IT-Mitarbeiter ausscheidet oder entlassen wird, wird immer jemand übrig bleiben, der die Kontrolle über die E-Mail behalten kann und somit die Kontrolle über das Kerika-Service-Konto behält.
Wie man den Eigentümer eines Boards ändert
Die einzige Person, die eine Änderung des Eigentums initiiert, ist der derzeitige Eigentümer des Boards
- Gehen Sie auf Ihrem Startbildschirm in der Kerika-App und wählen Sie das Board aus, das Sie übertragen möchten.
- Klicken Sie auf das Board-Aktionsmenü, das oben rechts auf der Boardkarte angezeigt wird, und wählen Sie die Option "Eigentümer ändern".
- Sie werden aufgefordert, die E-Mail-Adresse des neuen Eigentümers Ihres Boards anzugeben: Diese Person muss bereits über ein Kerika-Konto desselben Typs wie Sie verfügen; wenn Sie beispielsweise Kerika+Google verwenden, muss der neue Eigentümer ebenfalls über ein Kerika+Google-Konto verfügen.
- Sie werden aufgefordert zu bestätigen, dass Sie das Eigentum am Board wirklich ändern möchten.
Nachdem Sie eine Änderung des Eigentums initiiert haben, wird der neue Eigentümer informiert und gebeten, das Eigentum an Ihrem Board zu akzeptieren. Dies erfordert möglicherweise, dass der neue Eigentümer ihr Account-Team erweitert, wenn Ihr Board Teammitglieder enthielt, die noch nicht Teil des Account-Teams des neuen Eigentümers sind.
(Und das kann erfordern, dass der neue Eigentümer zusätzliche Kerika-Abonnements kauft, um die Größe ihres lizenzierten Account-Teams zu erweitern.)
Der Schritt-für-Schritt-Prozess
Geben Sie den neuen Eigentümer Ihres Boards an:
Bestätigen Sie, dass Sie das Eigentum übertragen möchten:
Während Sie auf den neuen Eigentümer warten, um Ihr Board zu akzeptieren, können Sie keine Änderungen am Board vornehmen. Das Board selbst wird auf Ihrer Kerika-Startseite so angezeigt:
Sie können es sich anders überlegen, wenn Sie handeln, bevor der neue Eigentümer das Board akzeptiert: Wählen Sie die Boardkarte von Ihrer Kerika-Startseite aus, und Sie können die Übertragung abbrechen.
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